La riconciliazione bancaria non è un processo obbligatorio, ma è altamente consigliabile per qualsiasi tipo di azienda: avere a disposizione dati certi e corretti è il primo passo per implementare una politica di risparmio e di ottimizzazione dei processi.

La riconciliazione bancaria deve essere fatta dalla persona che si occupa della contabilità dell’azienda: conoscendo molto bene la materia, potrà individuare più facilmente errori e anomalie.

La riconciliazione bancaria è un processo essenziale per l’azienda. I vantaggi che può apportare sono molti: permette di avere un controllo migliore sulle risorse economiche, gestire con maggiore efficacia la contabilità, disporre di dati aggiornati in caso di un’ispezione e avere a disposizione informazioni di qualità in grado di favorire il processo decisionale.

Ma come si realizza praticamente la riconciliazione bancaria?

Il primo documento di cui abbiamo bisogno è l’estratto conto del periodo che vogliamo riconciliare. Di solito viene fatto ogni mese ma, se necessario, può essere fatto meno frequentemente.

Prima di iniziare la riconciliazione la contabilità deve essere aggiornata, per evitare di dover effettuare la stessa operazione più volte. Per questo è importante esaminare il registro contabile dell’azienda.

La maggior parte delle aziende ha diversi conti bancari, quindi dobbiamo controllare che stiamo riconciliando le informazioni dello stesso tipo e dello stesso conto.

L’ultimo documento di cui avremo bisogno è la riconciliazione bancaria del mese precedente per verificare il saldo finale, e nel caso in cui vengano individuati eventuali discrepanze, è possibile controllare se questi si sono verificati nel mese che stiamo riconciliando o se sono avvenuti nei mesi precedenti.

Dopo aver raccolto queste  informazioni si procederà alla compilazione del documento di conciliazione.

Di seguito sono elencati alcuni consigli per una riconciliazione bancaria più veloce ed efficace.

È necessario disporre di tutta la documentazione necessaria. Se mancano alcuni documenti importanti, per esempio gli scontrini delle spese di viaggio, bisogna chiederli all’area di competenza e procedere a registrarli.

È sempre consigliato fare un controllo incrociato tra flusso di cassa, registro di cassa e conto cassa, per trovare più facilmente eventuali errori.

È consigliabile iniziare la riconciliazione bancaria controllando il saldo finale del mese precedente e, se necessario, anche dei mesi precedenti. In questo modo, se si trova un errore, non sarà necessario rivederlo punto per punto, ma controlleremo per sezioni per scoprire in quale mese si verifica la mancata corrispondenza.

Stai effettuando la riconciliazione bancaria delle spese del mese, quando trovi una differenza tra il saldo del libro contabile e quello dell’estratto conto bancario. E adesso, cosa bisogna fare?

Se stai realizzando la riconciliazione bancaria e i conti non tornano, può darsi che tu abbia commesso errori facilmente risolvibili. Spesso, infatti, lo scostamento è riconducibile sempre agli stessi errori. Ecco alcune delle ipotesi più frequenti, ma prima di iniziare verifica che la riconciliazione bancaria del mese precedente sia corretta. In caso contrario dovrai provvedere a sistemare il mese in questione. Se lo squilibrio viene ricollegato a uno dei seguenti errori potrà essere risolto più facilmente.

1. Duplicazione di un’annotazione, per cui lo squilibrio 1 sarà dello stesso importo dell’annotazione in questione
2. Mancata contabilizzazione di un movimento, che creerà anch’esso uno squilibrio dello stesso importo dell’annotazione dimenticata
3. Errore nel mettere la virgola. Capita spesso di mettere la virgola nella posizione sbagliata. Per fortuna esiste un trucchetto infallibile che ti può aiutare a individuare questo errore. Esempio: poniamo caso che tu abbia scritto 124,0 € al posto di 12,40 €. Ti sarà sufficiente fare una sottrazione: 124,0 – 12,40 = 111,60, e poi sommare le cifre tra loro: 1 + 1 + 1 + 6 = 9. Se il risultato, come in questo caso, è 9, vuol dire che hai individuato con successo l’origine del tuo errore.
4. Errore nell’ordine dei numeri di una cifra. Invertire due cifre tra loro è un errore piccolo ma molto diffuso. Come nel caso precedente è sufficiente fare la prova del nove per individuarlo. Esempio: se invece di 974 € hai scritto 947 €, ti basterà fare: 974 – 947 = 27 e poi 2 + 7 = 9.